案情简介

日本某公司的一名试用期员工中国籍A（下称“申告人”）向公司举报其直属上司中国籍B（下称“被申告人”）存在职场霸凌行为，并称因该行为导致精神健康受损，已赴医疗机构就诊，希望公司作出正式处理。

申告人A所述核心事实包括：被申告人B曾对其发表“要辞职的话，越早越好”“你在我们公司是活不下去的”“做出那样的利润，你是在小看人吗”等言论，并在沟通中做出以头撞墙等具有威压性的行为。

本文将以本案作为切入点，梳理日本公司在收到职场霸凌举报后应当采取的应对流程、可能面临的法律风险及实务中的注意要点。

二、应当采取的调查措施

根据日本《劳动施策综合推进法》（《職場パワーハラスメント防止法》）第30条之3、第30条之4及相关指针（令和2年厚生劳动省告示第5号）的规定，职场霸凌通常被定义为：

在职场中，

①基于优越地位，

②实施超出业务上必要且相当范围的行为，

③并因此损害劳动者就业环境的言行。

根据厚生劳动省的统一定义，只有在同时满足上述①～③三个要件的情况下，方可认定构成职场霸凌。这三项要件即为所谓的法定判断基准。在具体判断时，还会综合考量以下因素：行为的具体样态是否适当、行为的频率与持续性、发生的具体背景与场合、受害者的身心状态等。

法律及指针进一步明确了公司在事后应对中应履行的基本义务，主要包括：

a. 迅速且准确地确认事实关系；

b. 在认定存在霸凌行为的情况下，立即对受害者进行保护和关怀，同时对行为人采取适当措施；

c. 制定并实施防止再次发生的措施。

本案中，公司在接到举报后高度重视，立即启动内部调查程序，开展事实核查。依据指针所要求的“事后迅速、适当应对”“隐私保护”“禁止不利益对待”等原则，公司采取了如下措施：由第三方独立调查人员分别与双方当事人进行个别面谈，向相关员工听取情况，系统记录“行为人、时间、地点、行为方式、频次”等关键信息并妥善保存，同时在调查期间采取临时性措施，以避免二次伤害或干扰调查的行为。

需要特别强调的是，若公司对霸凌举报不予调查，或仅进行形式化、任意性的调查，可能构成对劳动者安全配虑义务或雇用管理上注意义务的违反，并由此承担损害赔偿责任。

三、调查记录的制作要点与保存

在职场霸凌举报的调查过程中，如何制作、保存及管理调查记录，直接关系到调查的实效性与公司在后续纠纷中的法律风险防控。本节结合行政指针要求及司法实务中的常见问题，就调查记录的构成、保存期限及管理方式予以说明。

a. 调查记录的构成

行政指针要求公司“迅速且准确地确认与案件相关的事实关系”，并以此为基础采取相应措施。为体现上述义务的实效性，调查过程中的听取记录、证据资料及调查报告书的系统化整理，在实务中被广泛认为是必要手段。完备的记录有助于避免司法判例中常被指摘的“调查记录不足”“事实确认过程不透明”等问题，从而降低公司被认定为违反安全配虑义务的风险。

调查记录文件原则上应涵盖以下内容：

当事人双方的主张（1、2）；

第三方证言（3）；

客观证据资料（4）；

调查机关的综合判断与结论（5）。

b. 调查记录的语言

关于调查过程中使用的语言，现行日本法律及行政指针并未规定“必须使用日语”，无论是日语、英语还是中文，只要能够确保调查内容被准确、真实地记录并作为证据保全，原则上均不构成问题；但从实务角度考虑，由于公司注册在日本，日本法院及劳动审判程序中原则上需要日文材料，且公司内部决策、说明及责任划分时日语记录更便于沟通与存档，因此建议将日语版作为公司正式记录予以整理。若调查笔录最初以外语制作，应同时制作日语译文，并将原文与译文一并保存，以便后续对照使用。

c. 保存期限的实务标准

日本法律中并无专门针对骚扰调查记录的强制保存年限，但实务上一般会参考下列标准：

・一般性公司文件（含人事相关文书）：通常保存5～10年。

・与处分依据相关的资料：作为作出期限性惩戒处分的依据资料：考虑到时效（对不法行为的请求权为5年，根据《民法》第724条）以及将来可能发生的处分有效性争议（依据《劳动合同法》第16条），一般会保存10年。

・用于审议的自主检查表及回顾运营相关资料：建议包括对再发防止措施的检验在内，最长保存5年，如有可能则建议予以保留。尤其是出于对损害赔偿请求风险的考虑，许多企业会选择将其保存10年。

d. 关于保存方式的实务要点

1．形式：原则上保留原始文件（纸质或电子）；同时进行扫描、PDF化保存；为防止篡改，可考虑附加时间戳、电子签名等措施。

2．保存地点与访问控制：建议存放于人事部门服务器或专用文件夹；严格限制访问权限（仅限调查负责人、相关高管等）；设置密码、加密措施。使用云服务时，应确认服务器所在地（原则上日本国内）及是否符合个人信息保护法要求。

3．隐私与个人信息保护：基于《个人信息保护法》，原则上禁止向无关人员披露若发生信息披露请求，应通过匿名化、遮蔽处理方式应对。

4．销毁方式：保存期限届满后，应依公司个人信息保护政策：纸质文件采用粉碎处理；电子数据进行完全删除，防止复原。

e. 追加的实务性建议

在调查结果报告书中明确记载：调查目的；调查期间；调查方法；事实认定的依据；是否构成骚扰的判断；再发防止对策；有助于增强该报告在内部审议及对外纠纷中的证据力。电子邮件、聊天记录建议以附带时间戳的形式保存；可将AI工具等用于内容概要整理，但仅作为辅助性手段，不应替代原始证据保存。如能采取上述措施，公司在调查记录的透明性、可追溯性及合规性方面，将可充分满足实务中所要求的“调查记录所需的合理水准”。

四、常见情况处理方案

在事实调查过程中，公司可能面临多种复杂情形。以下结合本案及实务常见情况，分类说明应对思路。

a. 事实不清、证据不足（情形1）

当双方的主张完全对立，且缺乏第三方证言或客观证据时，可暂时保留对事实本身的最终认定，同时采取以下临时性、预防性措施，通常可被评价为相当：

① 进行组织或业务上的调整，例如岗位调整、职责分离、暂时解除上下级关系，以防止事态进一步恶化；

② 视案件程度，对双方提供心理健康方面的支持（如介绍心理咨询），并在公司层面实施防止再发的培训或教育措施。

其中，①通常被认为是必要措施；②则可根据案件的严重性决定是否实施。

b. 事实存在，判断困难（情形2）

在确认存在一定事实的前提下，如是否“超出业务上必要且相当范围”这一要件极为难以判断，可在调查报告中明确记载为“关于是否构成职场霸凌，难以作出明确判断”，并采取以下预防性应对思路：

① 对被申告人进行指导或提醒（口头或书面），作为警示措施，并要求其采取临时性的改善行为；必要时，安排其参加相关培训；

② 对申告人进行持续性跟进与监测（如定期面谈），以观察是否出现情况变化或再次发生问题。

c. 拒绝配合调查（情形3）

若申告人或被申告人拒绝配合公司调查（无论调查形式为面对面或线上），公司应记录其拒绝配合的理由；尝试采用替代手段（如书面问询、电子邮件确认等），在可能范围内继续推进调查。在此过程中：

① 不得因拒绝配合调查而给予不利益处理（该点属于行政指针明确禁止的事项），但仍可实施必要的业务分离或岗位调整；

② 视需要，可考虑引入外部第三方机构，例如：劳动局的调解（あっせん）制度；委托律师或外部专家进行调查。

d. 三类情形的共通运作原则

在上述任何一种情况下，均应在调查报告书中明确记载：事实认定困难的原因（例如：主张的具体性不足、持续性不足、证据欠缺等）；已采取的临时性措施及其依据；后续的跟进与监控计划。并就上述内容向当事人进行说明，原则上取得其理解或同意。

五、风险控制与实务建议

在职场霸凌争议中，事实认定通常高度依赖客观证据。实践中，需要通过邮件记录、聊天记录、录音、目击证人等客观佐证材料，以及通过面谈会，甚至或者找寻第三方中立员工进行询问，从而来判断是否达到认定职场霸凌的标准。

此外，在精神损害或心理压力主张中，需要注意该情况与职场霸凌的因果关系，如当事人就医时间与相关言行发生的时间对应关系。

同时，询问当事人的诉求也异常关键，在存在工作关系紧张或沟通冲突背景下，如员工明确表示仅希望避免与特定同事在同一工作环境中工作，即便接受待遇调整亦可继续就业，从风险控制角度出发，公司可考虑以下更为稳妥的方案：

调整工作岗位

在双方协商一致基础上调整薪酬条件

在双方协商一致基础上支付退职赔偿或慰问金

通过充分沟通形成书面共识

通过营造有利于理解与协商的沟通环境，在维持雇佣关系的同时降低冲突强度，往往更有利于公司整体风险控制。

六、小结

公司收到职场霸凌举报后，应避免仓促作出定性，处理的核心在于审慎开展事实调查与证据评估。从风险防控角度看，调查程序的规范性、访谈记录的完整性、证据留存的充分性，往往比简单判断“是否构成霸凌”更为重要。而对于争议双方的后续处置，更稳妥的做法是在事实认定的基础上，兼顾当事人意愿与现实可能性，寻求转岗、协商等柔性解决方案，既守住合规底线，也规避潜在诉讼风险。

文/沈宁 高级合伙人

      沈德辰 律师

      陈蓝熙 实习生

沈宁律师简介

沈宁

高级合伙人、律师

沈宁律师具有三十多年律师执业经验，是华诚所刑事专业委员会主任，同时担任华东政法大学硕士生导师、上海律师协会刑诉法与刑事辩护专业委员会副主任、上海市破产管理人协会破产涉刑委员会副主任、上海市公安局监管总队律师监督员。